Zmieniający się model pracy a także rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej obowiązków administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, specjalistów oraz osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego rodzaju współpraca opiera się głównie na komunikacji internetowej oraz wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego zarządzanie dokumentami, harmonogramami oraz przepływem informacji.
Zakres obowiązków jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i uzależniony jest od potrzeb zleceniodawcy oraz kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień oraz wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka zajmuje się też organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy doradztwem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i kwalifikacji pracy z danymi. Tego rodzaju działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnych branżach w zależności od specyfiki pracy.
Współpraca w modelu zdalnym wiąże się również z obowiązkiem ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji zadań oraz sposobu przekazywania materiałów. Przeznaczenie platform do zarządzania schematami umożliwia na bieżące monitorowanie postępów oraz organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest również bezpieczeństwo danych a także odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie zwłaszcza w sytuacji pracy z dokumentami zawierającymi dane nieodporne. W praktyce oznacza to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.
Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji obowiązków zawodowych a także może edytować strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka funkcjonuje na prawdę bardzo często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem nierzadko pracy oraz koniecznością rozwijania własnych kompetencji. Jednocześnie zleceniodawcy mogą skorzystać z elastycznego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności budowy stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany powiązane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.
Zobacz: outsourcing dla firm.