Zmieniający się model pracy oraz rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej zadań administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, profesjonalistów oraz osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego rodzaju współpraca opiera się przede wszystkim na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego administrowanie dokumentami, harmonogramami oraz przepływem informacji.
Zakres obowiązków jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i uzależniony jest od potrzeb zleceniodawcy a także kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień oraz wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka para się także organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy doradztwem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i umiejętności pracy z danymi. Tego typu działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnych branżach w współzależności od specyfiki pracy.
Współpraca w modelu zdalnym wiąże się także z koniecznością ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji zadań oraz sposobu przekazywania materiałów. Przeznaczenie platform do zarządzania projektami daje możliwość na bieżące monitorowanie postępów a także organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest także bezpieczeństwo danych oraz odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie zwłaszcza w przypadku pracy z dokumentami zawierającymi dane czułe. W praktyce znaczy to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.
Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji zadań zawodowych a także może zmieniać strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka funkcjonuje na prawdę bardzo często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem czasami pracy a także koniecznością rozwijania własnych kompetencji. Równocześnie zleceniodawcy mogą skorzystać z funkcjonalnego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności tworzenia stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany powiązane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.
Zobacz więcej: wsparcie administracyjne.